De kern van de proefcolleges over ‘Ontleren voor VUCA-vraagstukken’ van VUCA Academy & Radboud Management Academy (RMa) was dat we bepaalde aannames die lang prima gewerkt hebben nu eens kritisch moeten bekijken en wellicht moeten veranderen of lozen. Want als we onze duurzaamheidsplannen en –strategieën bouwen op een fundament van krakkemikkige aannames dan kunnen we daadwerkelijke resultaten en impact wel vergeten. Vandaag de C in VUCA: Complexiteit. (de vorige delen lees je hier terug: https://www.vuca-academy.nl/blog)
Wat complexiteit precies is en hoe je het kan definiëren houdt de gemoederen al een flinke poos bezig. Voor mijn doel in deze tekst schaar ik me bij de groep die complexiteit ziet in termen van veel elementen waartussen veel onderlinge relaties bestaan. Door de veelheid van elementen en relaties kan er van alles gebeuren en spreken we vaak van emergentie als we het hebben over wat er resulteert uit die complexiteit.
Het tegenovergestelde van complexiteit is iets als simpelheid. En we zien dan ook vaak dat om van complexe situaties en vraagstukken af te komen, we ze proberen te temmen door te doen alsof ze simpel zijn. Maar VUCA-vraagstukken laten zich niet temmen en het doen alsof de situaties simpeler zijn dan zij feitelijk zijn leidt dan ook vaak tot problemen.
Ik gebruik vaak een onderzoek dat jaarlijks in Leiden wordt uitgevoerd om dit probleem te duiden. Het lectoraat PR & Transparantie onder leiding van Lector Piet Hein Coebergh voert ieder jaar het Jaarverslagenonderzoek uit. Hier kijken onderzoekers jaarlijks naar hoe transparant bedrijven communiceren over 8 verschillende thema’s en doordat dit jaarlijks gebeurt kunnen zij ook trends duiden. Voor ieder thema kijken de onderzoekers naar of er gecommuniceerd wordt over
context (wat gebeurt er om ons heen en wat betekent dat voor ons?),
Ist (waar staan we nu?),
Soll (waar willen we heen?) en
Strategie (hoe bereiken we de gewenste situatie, oftewel: hoe komen we van de Ist naar de Soll?).
Een van de thema’s die zij analyseren is duurzaamheid en hiervoor wordt per jaarverslag dit invulschema ingevuld:
Als je dan kijkt naar de gemiddelde scores van de jaarverslagen in 2020 en 2021 dan is dit het resultaat:
Toen ik deze cijfers zag viel me meteen iets op, namelijk de lage scores bij ‘concept’ en ‘dilemma’s’. Daar ben ik vervolgens eens ingedoken want mij zeiden die iets over hoe wij vaak omgaan met de complexiteit van duurzaamheid.
Allereerst de dilemma’s. Met dilemma’s wordt bedoeld dilemma’s die de bedrijven verwachten op weg naar waar ze willen zijn. Voor een complex onderwerp als duurzaamheid, met alle aspecten die daaraan vast zitten en met alle partijen die betrokken zijn, en dus alle keuzes die er gemaakt moeten worden zou ik heel wat dilemma’s verwachten. Maar in beide jaren roept maar 7% van alle onderzochte bedrijven iets over dilemma’s die zij verwachten tegen te komen.
Het kan aan mij liggen maar ik vind dat echt mager. Kies een willekeurig element uit de duurzaamheidsdiscussie en onmiddellijk zie je allerlei afwegingen en keuzes met een dilemma-karakter die gemaakt moeten worden. Dat is nou juist deel van wat het hele gebied zo uitdagend maakt. Want ga je dan een kant van het verhaal kiezen of ga je op zoek naar een mogelijkheid om erbovenuit te stijgen? Wat ga je doen? En op basis waarvan? Het feit dat maar 7% hier iets over roept in het jaarverslag doet mij vermoeden dat we deze complexiteit niet aan willen. Veel te lastig, volgend onderwerp. André Wierdsma spreekt in deze context van de ‘Plek der Moeite’, een plek waar we juist in gesprek moeten over dit soort lastige zaken waar we het liever niet over willen hebben. Meestal komt het nieuwe onderzoek uit in september dus over een maand ben ik benieuwd of er wat meer aandacht en bewustzijn komt voor de inherente dilemma’s die bij duurzaamheidsvraagstukken horen; of die ‘plek der moeite’ een plekje krijgt.
Voor mensen die dit trouwens lezen omdat ze geïnteresseerd zijn in de leergang Duurzaamheid en Strategie: Strategie is ook een van die 8 thema’s. Het percentage verslagen dat iets te melden had over dilemma’s op het strategisch vlak was in 2020 een dieptreurige 0% en is in 2021 gestegen naar een nog altijd verbazingwekkende en bedroevende whopping 1%...
Dus bepaalde complexe vraagstukken, daar hebben we het blijkbaar liever niet over. Maar er is nog een onderwerp dat er zelfs dubbel nogal bekaaid vanaf komt in de communicatie: ‘concept’. Zowel bij ‘Ist’ als bij ‘Strategie’ wordt gekeken naar of er gecommuniceerd wordt over een concept. Wat de onderzoekers daarmee bedoelen is of er iets gemeld wordt over respectievelijk een conceptueel model voor de Ist, oftewel een eenvoudig te hanteren theorie om de huidige situatie te begrijpen en een conceptueel model voor de strategie, oftewel een eenvoudig te hanteren theorie om de beoogde route te begrijpen.
In lekentaal: is hoe jij de wereld nu ziet en hoe je de toekomst van plan bent in te gaan nog ergens op gebaseerd? Nu snap ik best dat het jaren geleden best lastig zal zijn geweest om een goed concept te gebruiken om deze 2 dingen uit te leggen. Het hele vakgebied is toch nog relatief nieuw en de aandacht is behoorlijk lang klein geweest. Maar als je je heel eventjes verdiept in wat er tegenwoordig allemaal voorhanden is aan concepten, dan zijn scores van 7% en 5% in 2020 en 17% en 13% in 2021 toch gek? Wat ik daar in elk geval in lees is dat weliswaar ruim 90% iets over de toestand en de strategie vertelt en maar zo’n klein clubje dan een onderbouwing geeft. De rest werkt dan op buikgevoel of wat? Ik vind, zeker bij zo’n belangrijk onderwerp als duurzaamheid dat je best je huiswerk mag doen. En mind you, dat huiswerk, die concepten, die kunnen je juist helpen om wegwijs te worden in de complexiteit!
Dat is dus ook wat mij zo trof in die scores: aan de ene kant worden dilemma’s genegeerd en lijkt de realiteit waar die plannen over gaan weggesimplificeerd te worden door te doen alsof de boel heus niet zo complex is, en tegelijkertijd lijkt het alsof men maar wat doet zonder zich te verdiepen in de reeds aanwezige kennis die kan helpen om te navigeren in de complexiteit.
Dit punt deed me terugdenken aan de wet van vereiste complexiteit van Boisot en McKelvey (2011). Zij beschrijven namelijk hoe organisaties zich kunnen aanpassen aan wat er in de omgeving gebeurt door hun eigen complexiteit en de complexiteit van de omgeving op elkaar af te stemmen. Dat kun je doen door die complexiteit buiten niet helemaal binnen te laten komen door hem te filteren en simplificeren, of je kunt juist enorm druk gaan reageren op die complexe buitenwereld en proberen of je op die manier een toevallige manier vindt om goed met je omgeving om te gaan.
Maar hier kleven wel risico’s aan volgens Boisot en McKelvey. Bij de eerste optie loop je het risico dat je oversimplificeert. Dus je ziet allerlei complexe dingen in je omgeving gebeuren maar door ze te categoriseren als dingen die je al kent doe je net alsof het allemaal niet zo complex is. Maar hiermee riskeer je dus wel dat je allerlei belangrijke details mist die niet in jouw bestaande hokjes passen.
“In this case, the agent treats all incoming stimuli either as familiar regularities or as noise and thus not in need of any new response. This is the strategy of agents who have ‘seen it all before’ and – possibly overconfidently – feel no need to actually do anything different. Call this a routinizing response.” (p.287)
Het risico van optie 2, noemen zij de “headless chicken response” (p.286), oftewel: je rent rond als een kip zonder kop zonder enig idee wat werkt en wat niet en riskeert dus verspilling van tijd, geld, moeite en andere resources..
En dat was nou precies wat me opviel aan die scores. Door het niet te hebben over de lastige dilemma’s die je gegarandeerd gaat tegenkomen bij duurzaamheid, doe je net alsof de werkelijkheid simpeler is dan hij is, en oversimplificeer je de boel. Je doet alsof dingen meer standaard en routine zijn dan ze zijn. Een ‘routinizing response.’
Aan de andere kant: door geen gebruik te maken van de reeds bestaande concepten, modellen en theorieën, loop je rond als een kip zonder kop, je probeert hier wat, doet daar een pilot, creëert her en der een sandbox wat je enorm veel resources kost, terwijl je geen idee hebt wat gaat werken en wat niet. Terwijl je enorm veel had kunnen leren door je huiswerk te doen en te leren over waar je je bevindt, waar je heen kan en hoe je daar kan komen.
Beide manieren van handelen zijn niet handig in complexiteit. De ene manier houdt zich vast aan bestaande ideeën en aannames en probeert de realiteit daarin te proppen. Zoals in bovenstaande afbeelding waar de realiteit wordt opgehakt in stukjes die we vakken noemen. Schön (1982) ziet dit als de benadering van de high, hard ground:
“In the varied topography of professional practice, there is a high, hard ground where practitioners can make effective use of research-based theory and technique, …The difficulty is that the problems of the high ground, however great their technical interest, are often relatively unimportant to clients or to the larger society, …. Shall the practitioner stay on the high, hard ground where he can practice rigorously, as he understands rigor, but where he is constrained to deal with problems of relatively little social importance?” (p.42).
Dat lijkt op wat Boisot en McKelvey bedoelden met die oversimplificering, door afstand te nemen van de realiteit en dus zaken als complexe dilemma’s gewoon te negeren. We doen alleen wat in onze boekjes staat en wat in onze hokjes past.
De andere kant, helemaal geen gebruik maken van bestaande kennis en als kip zonder kop zomaar iets doen is ook niet handig, want daarmee doe je ook geen recht aan de complexiteit van de vraagstukken. En deze complexe vraagstukken, die Schön ‘moerassige laaglanden’ noemt, zijn juist enorm relevant en belangrijk:
“there is a swampy lowland where situations are confusing "messes" incapable of technical solution. … in the swamp are the problems of greatest human concern. Shall the practitioner …descend to the swamp where he can engage the most important and challenging problems if he is willing to forsake technical rigor?” (p.42)
In al die bestaande concepten en theorieën zal nog niet het antwoord of de waarheid staan, dus echte ‘rigor’ die ‘high grounds’-mensen graag zien zal er vaak nog niet zijn, maar er is wel allerlei kennis die ons kan helpen om ons wijs te worden in het moeras. Al was het maar kennis die ons helpt om de juiste vragen te stellen in en over die complexiteit.
Want de vraag is of goede vragen vaak niet waardevoller zijn dan (tijdelijke) juiste antwoorden in een complexe omgeving. Al die verschillende elementen met al die onderlinge relaties die een kenmerk zijn van complexiteit maken het lastig om bijvoorbeeld een expert aan te wijzen die ‘het’ antwoord op de vraag of ‘de’ oplossing voor het probleem wel even zal geven. We weten vanwege de complexiteit vaak niet eens wat de vraag of het probleem precies is (zie mijn beschrijving van dit kernmerk van vraagstukken volgens Rittel en Webber (1973), losgelaten op Corona). Als dingen gecompliceerd zijn dan is er wel een antwoord te vinden bij een expert, een goeroe, in een boek of handleiding. Maar bij complexe vraagstukken is dit niet het geval. Wie of wat ga je er überhaupt bij betrekken? Een mooi actueel voorbeeld zijn de stikstofgesprekken. In dit stuk in Trouw zie je het letterlijk ontstaan:
“Wat begon als een poging om met een gesprek de gemoederen tussen boeren en kabinet te bedaren, heeft inmiddels alles weg van een poldercircus. …maandag komen natuur- en milieuclubs langs, woensdag wordt gepraat met bedrijven en industrie en een dag later met bedrijven en banken die zakendoen met de landbouw. Na het weekend volgen nog de provincies en gemeenten.”
Door te proberen de boel te temmen, en afstand te nemen van de complexiteit (bepaalde mensen niet uit te nodigen bijvoorbeeld of de lastige onderwerpen niet te bespreken) probeer je zaken te versimpelen, maar daar houdt de complexe realiteit zich niet aan. En zonder je huiswerk te doen al die partijen aan tafel uit te nodigen, ik denk dat we het erover eens kunnen zijn dat dan ook een onverstandig plan is. Ook hier is de tip wederom een zekere mate van bescheidenheid die hopelijk kan voorkomen dat je denkt dat je vanaf je high ground wel hebt begrepen wat zich in het moeras afspeelt, want dat is niet zo. En een combinatie van bescheidenheid en nieuwsgierigheid kan er hopelijk voor zorgen dat je je huiswerk doet en in elk geval de kennis die er is op waarde probeert te schatten. Niet voor ‘de’ waarheid en ‘het’ antwoord maar wel voor ideeën en invalshoeken om de juiste vragen te gaan stellen. Ook, of juist met name, als die naar lastige dilemma’s en andere plekken der moeite leiden.
Zeker als het om grote issues als duurzaamheid gaat...
Morgen deel 5 met de A van Ambiguiteit.